fbpx

Prezentacje biznesowe w firmie to walka dwóch królestw.

Wyobraź sobie spotkanie w firmie produkującej samochody.

Na spotkanie przychodzi jeden z pracowników, jest wyraźnie zestresowany, ma do przedstawienia raport dotyczący wyników sprzedaży i sytuacji rynkowej przed managerami wyższego szczebla. I to zdecydowanie nie jest jego dzień.

Ze slajdów przepełnionych tabelkami i wykresami nie da się odczytać omawianych wartości, bo taki rozmiar fontu (czcionki) uczestnicy ostatni raz widzieli na ściągach kolegów podczas studiów. Nikt, dosłownie nikt nie wie, po co słucha o kolejnym wskaźniku, kolejnej komórce w tabeli i – o zgrozo – kolejnym wycinku wykresu kołowego. Na dodatek wykres jest w 3D, co każe sądzić, że prezentujący inspiruje się wykresami stosowanymi przez pewne polskie media. Generalnie – jest źle.

Po chwili jeden z głównych zainteresowanych prosi o przejście do konkluzji. W odpowiedzi słyszy: „no jakby ten, generalnie, to nie ma konkluzji, bo ja miałem tylko zaprezentować dane”. Na sali zapada wymowna cisza. Po chwili wszyscy się rozchodzą – uczestnicy prezentacji przepełnieni poczuciem straconego czasu, a prezentujący sfrustrowany nieudanym wystąpieniem. Czas przeznaczony na przedstawienie raportu minął, ze spotkania nic nie wynikło, a firma poniosła koszty – godzina pracy każdego uczestnika prezentacji jest niezwykle cenna, a że było ich siedmioro, to koszt tego korporacyjnego dramatu okazał się spory.

Mamy 2022 rok i niestety takie sytuacje wciąż nie stanowią wyjątku. Według badania przeprowadzonego przez firmę Fuze, dostawcę rozwiązań konferencyjnych online, 67% spotkań uznawanych jest przez biorących w nich udział managerów wysokiego szczebla za nieefektywne.

Źródło: https://theundercoverrecruiter.com/meetings-ugly-truth/

I obok tego wyniku pozwolę sobie na tezę, że prawie każdy, kto pracuje w środowisku szeroko rozumianego biznesu, choć raz brał udział w spotkaniu, które było nudne, ponieważ prezentujący podawał zbyt dużo informacji, nie tłumacząc jednocześnie, co z nich wynika.

Uniwersum komunikacji: dobra królowa i zła królowa – oraz ich potężne armie.

Uniwersum komunikacji: dobra królowa i zła królowa – oraz ich potężne armie

Jednym z głównych zadań nowoczesnych prezentacji biznesowych jest nie tylko przedstawienie faktów, ale przede wszystkim zaprezentowanie na podstawie danego zestawu informacji (ang. data set) jasnych i klarownych wniosków. Jasnych i klarownych – dla naszej publiczności, a nie jedynie dla nas. I tu dochodzimy do jednego z podstawowych problemów – prezentujący wciąż zapominają, albo w ogóle nie biorą pod uwagę faktu, że ich odbiorcy w danym temacie mogą nie wiedzieć tyle, co oni, nawet jeśli są specjalistami. To prowadzi do nudy a nuda – do utraty zainteresowania prezentacją. I jeśli w świecie komunikacji biznesowej Nuda byłaby złą królową, to jej najwierniejszą wojowniczką byłaby klątwa Wiedzy, skutecznie walcząca z armią Uwagi, czyli armią dobrej królowej w tym samym uniwersum.

Klątwa Wiedzy ma wiele narzędzi walki i jeden cel – obrzydzić nam odbiór komunikatu prezentera. Jej oręż to przede wszystkim trudne, specjalistyczne określenia, wskaźniki, których znaczenia nikt nie rozumie, i wartości liczbowe, które są podawane bez kontekstu i wyjaśnienia odbiorcom. Klątwa Wiedzy walczy zacięcie, nierzadko powodując niezrozumienie prezentacji, brak koncentracji i poczucie straconego czasu. Wygrywa wtedy, kiedy naszą uwagę kierujemy nie w kierunku prezentującego i jego treści, ale w kierunku wszystkiego, co mamy dookoła – maili, innych zakładek, telefonu, a w pracy zdalnej – także dzieci, kuriera, szczekającego psa i innych powodów, dla których na chwilę wychodzimy ze spotkania lub je opuszczamy.

Po drugiej stronie jest armia Uwagi, która także ma swoją kluczową wojowniczkę – jest nią Perswazja. Perswazja ma siostrę bliźniaczkę, która przeszła na złą stronę mocy i obecnie jest na usługach sekt, MLM-ów, niektórych stacji informacyjnych i szeroko rozumianych hochsztaplerów – mowa tu oczywiście o Manipulacji. Ale Manipulacja sama wybrała przejście na złą stronę mocy, podczas gdy Perswazja wiernie służy Uwadze, dążąc do osiągniecia swojego celu – łatwości poznawczej. Łatwość poznawcza pozwala nam przyswajać nowe informacje łatwiej, szybciej i skuteczniej. Perswazja ma szeroki arsenał narzędzi, które służą do podnoszenia naszej uważności podczas spotkań biznesowych. Te narzędzia to między innymi storytelling, klarowne wnioski czy przejrzyste slajdy. I chyba każdy, kto czyta ten artykuł, wolałby walczyć po stronie Uwagi niż Nudy. Dlatego poniżej przedstawiam kilka narzędzi, którymi walczy Perswazja, i którymi możesz walczyć także Ty, wygłaszając swoje prezentacje.

 

1. Dopasuj prezentację do grupy – koncepcja  „Audience-Centrism”

 

Łatwo powiedzieć: dopasuj prezentację do grupy, o wiele trudniej wykonać to w praktyce. Chyba że do tego dopasowania posiadamy odpowiednie narzędzia. Chodzi o to, by zbliżyć naszą merytorykę do punktu widzenia odbiorców, do ich poziomu zrozumienia i do tego, czego faktycznie chcą się od nas dowiedzieć. Prezentacje biznesowe to nie konkurs na to, kto przedstawi więcej danych, tylko kto lepiej przekaże to, czego chcą się od niego dowiedzieć odbiorcy.

Aby dopasować prezentację do grupy, najpierw trzeba tę grupę zdefiniować. I do tego definiowania grupy mamy konkretne narzędzie, prosty arkusz, na który składają się cztery elementy:

  • Do kogo będę mówić? W tym miejscu wypisujemy skład osobowy spotkania określony na podstawie pozycji w zespole.
  • Najważniejsza osoba na spotkaniu. Jeśli jest jedna najważniejsza osoba, do której kieruję prezentację, kto to jest?
  • Co jest ważne z perspektywy osób biorących udział w spotkaniu? Tu musimy wejść w buty odbiorców i zastanowić się, co tak naprawdę jest ważne z ich perspektywy. Jeśli nie wiemy, to warto o to zapytać, jeśli nie bezpośrednio odbiorców, to kolegów/ koleżanki, którzy mieli kontakt z danymi odbiorcami.
  • Jakie działania powinni podjąć odbiorcy tego spotkania po jego zakończeniu? A jeśli takich działań nie ma, dlaczego wiedza przekazywana w tej prezentacji jest dla nich ważna?

Przygotowanie odpowiedzi na te cztery pytania ZANIM usiądziemy do sterty wykresów i zaczniemy układać ją w dobrze opracowaną prezentację, pozwoli nam na przybliżenie punktu widzenia odbiorców i dopasowanie naszej prezentacji do publiczności. A takie gesty słuchacze zawsze doceniają – niezależnie od tego, czy jest to standardowe spotkanie, czy wystąpienie na konferencji.

 

2. Używaj storytellingu biznesowego

 

Mimo że od lat wiadomo, jak skutecznym narzędziem przekazywania informacji jest storytelling, często słyszę od pracowników różnych firm, że „nie mam czasu na opowiadanie historii” albo że „storytelling to lanie wody”. I choć na ten temat powstanie osobny artykuł, to chcę tu zaznaczyć, że storytelling może spełniać dwie funkcje:

a) inspiracyjną (reklamy Allegro, kampanie OLX czy YES), która służy do wywoływania emocji w związku z daną marką,

b) informacyjną, która służy do przekazywania treści w ustrukturyzowanej formie.

W prezentacjach biznesowych bardzo często chodzi o ten drugi rodzaj storytellingu, bo dzięki niemu przekazywane informacje brzmią zarówno ciekawiej, jak i bardziej logicznie, niż gdy podajemy je bez ładu i składu. Umiejętności storytellingowe bazują na budowaniu ciągów przyczynowych, które zwiększają łatwość przyswajania danej treści.

Czego potrzebujemy, aby stworzyć historię biznesową? Na jej podstawową strukturę składają się następujące elementy:

  1. Kontekst, w którym poznajemy tło historii oraz bohatera, np. rynek motoryzacyjny w Norwegii i wybrana marka samochodu.
  2. Wyzwanie, z jakim mierzy się bohater, np. zapowiedź wprowadzenia nowych regulacji prawnych, długi czas raportowania wyników do managera lub niedobór kadr po odejściu trzech pracowników z działu obsługi klienta.
  3. Zmiana, np. zastosowanie nowej technologii do starego problemu, zwiększenie zatrudnienia, zmiana wyników sprzedaży, wzrost/ spadek zadowolenia klientów.
  4. Rozwiązanie – jak wygląda sytuacja po zastosowaniu zmiany? To jest miejsce na omówienie skutków.
  5. Wniosek – co nam ta sytuacja pokazuje, czego nas uczy, co powinniśmy z tego wyciągnąć?

Tego typu struktura nie jest żadnym novum. Jej omówienie możemy znaleźć zarówno w literaturze klasycznej, np. zasada pięciu aktów w sztuce dramatycznej renesansu, jak i nowoczesnej literaturze biznesowej, np. Storytelling danych autorstwa Cole Nussbaumer Knaflic.

 

3. Twórz przejrzyste slajdy

 

Jakiś czasu temu byłem w Wieliczce na konferencji jednego z najpopularniejszych polskich speakerów biznesowych. Siedziałem w jednym z pierwszych rzędów. Sala była długa i wąska.

Pan, nazwijmy go Mateusz, przez osiem godzin opowiadał o różnych zagadnieniach, korzystając ze slajdów. Slajdów, które zdecydowanie odnalazłyby się w zastępach armii królowej Nudy. Zawierały bowiem trzy główne błędy projektowania slajdów:

  • Mały font – wielkość czcionki 12, przez co literek praktycznie nie dało się odczytać.
  • Lista punktowana, która jest OK w tekście i świetnie sprawdza się w mailach / checklistach, ale nie na prezentacjach.
  • Wyświetlanie wszystkich informacji w tym samym momencie (cała lista na raz).

Ledwo widziałem tekst na slajdach. Współczuję osobom, które przyszły na ostatnią chwilę i zasiadły w sektorze na drugim końcu sali. Niemożność odczytania tekstu ze slajdu musiała być dla nich frustrująca, zwłaszcza że bilety nie należały do tanich.

Co zrobić, aby nasze slajdy nie zniechęcały odbiorców, a faktycznie wspierały nasz przekaz?

  • Zarządzaj informacją na slajdzie. Aby tworzyć przejrzyste slajdy wcale nie musimy ucinać tekstu. Jeśli mamy do zaprezentowania dashboard – slajd z kilkoma wykresami i zależnościami między nimi – to warto prezentować je krok po kroku. Do tego potrzeba PROSTYCH animacji – słowo „prostych” ma tu kluczowe znaczenie, bo chodzi jedynie o pojawienie się danego elementu na slajdzie. PowerPoint podpowiada właśnie takie animacje jako pierwsze („Pojawienie się” w Office 365/ 2019 lub „Rzut” w wersjach starszych). Pojawienie się to nie przypłyniecie, wjechanie z boku czy przylecenie ruchem okrężnym – dany element ma się po prostu pojawić. Jeśli korzystasz z PDF-ów, możesz na potrzeby prezentacji zduplikować slajd tak, aby kolejny był bogatszy o ten jeden element.
  • Wyodrębniaj najważniejsze informacje. To my jako prezentujący slajdy odpowiadamy za to, na co patrzą odbiorcy naszej prezentacji. Jeśli nie podamy im informacji po kolei i nie wskażemy, na który konkretnie punkt na slajdzie mają patrzeć – nasi odbiorcy zaczną czytać slajd i przestaną nas słuchać. Dlatego musimy wskazać na wybrany obszar wykresu, wybraną komórkę w tabeli lub wybrany punkt procesu, który akurat omawiamy. 
  • Dbaj o estetykę. I nie chodzi tu o bycie grafikiem. Estetyczne prezentacje to takie, w których dbamy o konsekwencję, trzymanie linii na krawędziach tekstów / obrazów oraz równych odstępów między elementami na slajdzie. Pomocnym narzędziem, jakie oferuje PowerPoint jest siatka. Można ją włączyć, klikając prawym przyciskiem myszy na pusty slajd.

 

Walcz po stronie Uwagi

 

W tym artykule przedstawiłem podstawowe narzędzia do walki z Klątwą Wiedzy i armią złej królowej w świecie komunikacji – Nudy.

Narzędzi jest oczywiście więcej i warto je wykorzystywać w celu zwiększenia łatwości poznawczej Twoich prezentacji. Gdy osiągniesz ten cel, przekazywane przez Ciebie informacje będą łatwiej zapamiętywane, przyswajane i wdrażane przez Twoich odbiorców. A to finalnie oni decydują, czy Twoja prezentacja była dobra, czy też nie. Dbaj o ich łatwość poznawczą, uważaj na czającą się w okolicy każdego eksperta klątwę Wiedzy i walcz po stronie Uwagi, a Twoje prezentacje będą wyróżniały się na tle innych.