Historia, którą pewnie dobrze znasz – łączysz się na spotkaniu zdalnym przez MS Teams lub Google Meet i słuchasz prezentacji. Wszystko jak zwykle: miesięczny „update statusu”, ta sama agenda, wszyscy z wyłączonymi kamerami, monotonna narracja prowadzącego i to irytujące: „poproszę kolejny slajd”.

Poziom zaangażowania i koncentracji jest bliski zeru. Spotkanie nie budzi najmniejszego zainteresowania. I tak mija godzina, po której 15 osób zgodnie stwierdza, że znowu są godzinę w plecy. Tę godzinę stracili nie tylko oni – straciła ją również firma. Bo każde spotkanie w organizacji to realny koszt, który dosyć łatwo wyliczyć – wystarczy zsumować godzinową stawkę osób uczestniczących w takim callu.

To codzienność w wielu organizacjach. Korporacyjna rutyna. I to nie działa. Dlaczego?

Przede wszystkim dlatego, że spotkania odbywają się według przewidywalnego schematu. Przewidywalność ma swoje zalety, ale jeśli w spotkaniach online nie pojawia się nic nowego, brakuje świeżego spojrzenia, to nasz mózg się przyzwyczaja – i z czasem staje się „odporny” na przekazywane w ten sposób informacje. Jak w każdej dobrej praktyce, tak i tu potrzebny jest balans. Balans pomiędzy częścią stałą takiego calla, a elementami, które mogą (i powinny) się zmieniać.

To jest ważne – przede wszystkim dlatego, że biznes jest dynamiczny i ciągle się zmienia. Schematy działają tylko do pewnego stopnia. Owszem, wiele sytuacji biznesowych się powtarza, ale nie wszystkie i nie zawsze. Dlatego spotkanie online powinno mieć strukturę hybrydową, składającą się z części stałej i części podlegającej modyfikacjom.

Spotkania zdalne – jak utrzymać uwagę uczestników?

Jest kilka głównych problemów w obszarze spotkań online, które obserwuję w swojej pracy trenera prezentacji biznesowych, działając głównie z klientami korporacyjnymi. Omówmy trzy, które wydają się mieć największy wpływ na zaangażowanie, a raczej brak zaangażowania uczestników spotkań zdalnych:

1. 1. Wyłączone kamery

Wyłączone kamery mają bezpośredni wpływ na zmniejszenie zaangażowania w spotkaniach online. Temat jest bardzo dobrze przebadany naukowo (choćby tu) i realnie wpływa na zwiększenie poczucia anonimowości. A anonimowość podczas takich spotkań sprzyja bierności – zwalnia uczestników od odpowiedzialności za przebieg spotkania. W rezultacie większość z nich pozostaje jedynie „pasażerami na gapę”. Taki sposób „uczestnictwa” w spotkaniach prowadzi prostą drogą do wrażenia, że spotkania są zbędne, a pośrednio także do obniżenia morale zespołu pracującego zdalnie, zmniejszenia zaangażowania w działania firmy i traktowania spotkań po macoszemu.

Z drugiej strony – nie można ignorować argumentów uczestników – wielu z nich rzeczywiście boryka się ze słabymi warunkami do pracy zdalnej i nie ma realnej możliwości ich poprawy.

Co z tym zrobić?

Jeśli spotkanie ma istotny charakter, warto zadbać o odpowiednie warunki – na przykład skorzystać z dostępnej salki lub kabiny w biurze (jeśli firma je zapewnia). Taki wybór może pozytywnie wpłynąć nie tylko na jakość spotkania, ale także na poziom zaangażowania osób, które nie mogą pozwolić sobie np. na osobne pomieszczenie do rozmów online w swoim domu.

2. Cisza po zadanym pytaniu

Zadawanie pytań podczas spotkań zdalnych nie działa „tak po prostu”. Najczęściej sposób zadawania pytań w “callach” wirtualnych jest przeniesiony ze spotkań stacjonarnych tylko że… taki “call” odbywa się w przestrzeni wirtualnej, a nie fizycznej.

Jeśli zadamy pytanie otwarte, rzucone w eter, do zespołu, który skrywa się za wyłączonymi kamerami – w wielu przypadkach usłyszymy ciszę. Dzieje się tak, ponieważ w spotkaniach online bardzo łatwo rozmywa się odpowiedzialność za aktywny udział. Po zadanym pytaniu uczestnicy często nie czują, że jest ono skierowane konkretnie do nich. Pojawia się myśl: „Niech odpowie ktoś inny, ja się nie będę wychylać”.

Tę sytuację potęguje znane z wystąpień publicznych zjawisko ekspozycji społecznej – im większa grupa, przed którą trzeba się wypowiedzieć, tym większy opór przed zabraniem głosu. Co istotne – w spotkaniach zdalnych ten mechanizm uruchamia się już przy niewielkich, nawet kilkuosobowych grupach, ponieważ w przestrzeni wirtualnej poczucie anonimowości jest znacznie silniejsze.

Co z tym zrobić?

Dobrym rozwiązaniem jest stworzenie platformy do dyskusji grupowej.

Jeśli mam zabrać głos, to najpierw muszę przemyśleć odpowiedź – i najlepiej ją gdzieś zapisać. I tu sprawdza się jedno konkretne rozwiązanie: uczestnik najpierw udziela „niemej” odpowiedzi na zadane pytanie – np. na czacie, w Menti lub innym narzędziu do live-pollingu. Ponadto świetnie sprawdzą się też tablice takie jak Miro lub Mural. Następnie prowadzący odnosi się do danej odpowiedzi i prosi autora/autorkę o doprecyzowanie. Osobie, która w ten sposób „zabrała” głos, dużo łatwiej jest uzasadnić wcześniej przemyślany punkt widzenia.

Zbiór takich odpowiedzi nazywamy platformą  dyskusji online. Dzięki niej znacznie łatwiej moderować spotkania – zwłaszcza te projektowe, w których poszukujemy rozwiązań, robimy burzę mózgów, pracujemy kreatywnie lub analizujemy potencjalne szanse i zagrożenia dotyczące danego projektu. Taka platforma świetnie sprawdza się przy pracy z podziałem na podgrupy. Jeśli to możliwe, podzielcie uczestników na mniejsze zespoły – niech każda grupa zapisze swoje odpowiedzi na osobnej tablicy będąc w wirtualnych podgrupach, a następnie zbierzcie wszystkie propozycje i stwórzcie jedną „meta-tablicę” z odpowiedziami wszystkich uczestników.

Gwarantuję, że w takim przypadku cisza po zadanym pytaniu stanie się wręcz niemożliwa. Po pierwsze dlatego, że uczestnicy mieli czas, by przemyśleć, co chcą na dany temat powiedzieć, a po drugie dlatego, że za każdym zdaniem stoi grupa, a nie pojedyncza osoba. W razie podważania danego punktu wstawi się za nim cała grupa, a nie jednostka – i dzięki temu uczestnikom łatwiej będzie zabierać głos, bo będą czuli się pewniejsi.

3. Dynamika narracji i kontrola nad udostępnioną prezentacją

Jeśli spotkania mają być dynamiczne, to za zmianę slajdów musi odpowiadać osoba prezentująca. Wiem, że to brzmi banalnie, ale to realny problem, który naprawdę wpływa na tempo i jakość prezentacji.
– „Nam ekran udostępnia biuro zarządu, bo tak jest szybciej” – słyszę często.
– „To jak zmieniacie slajdy?” – dopytuję.
– „Mówimy: »Poproszę kolejny slajd«”.

I wtedy opadają mi ręce. Bo firma inwestuje w szkolenia – ze mną lub innymi specami od storytellingu i prezentacji – by wspierać rozwój pracowników. Robię więc swoją robotę, prezentacja zaczyna nabierać rumieńców, jest coraz ciekawsza i przekazuje więcej w krótszym czasie. Uczestnicy nabierają wrażenia, że wreszcie ich story pokazuje coś więcej niż tylko suche liczby bez większego składu. I potem całość rozbija się o to, że jak już uczestnicy moich szkoleń nauczą się z tego gąszczu danych wydobywać ciekawe historie, przykuwać uwagę odbiorców swoich prezentacji, budować ciekawe slajdy i dashboardy, to okazuje się, że podczas spotkań zdalnych muszą po każdym slajdzie wypowiadać magiczne zaklęcie „poproszę kolejny slajd”. Wyobraźcie to sobie. Słuchacie ciekawej opowieści i w momencie kulminacyjnym, zamiast przejścia do sedna, słyszycie: „i wtedy… POPROSZĘ KOLEJNY SLAJD”.

To tak, jakbyście słuchali swojego ulubionego utworu i sekundę przed refrenem włączył Wam się komunikat Radia Kierowców! (Tak, wiem – przykład jest osobliwy. I tak, zdarzyło mi się…). Taki układ naprawdę utrudnia budowanie angażującej narracji.

Co z tym zrobić?

Po pierwsze, musimy sobie uświadomić, że z perspektywy zmiany prowadzącego zysk czasowy, jak otrzymujemy na tym, że nie zmienia się osoba udostępniająca ekran ma się nijak do straty, którą każdorazowo wypowiadają prezentujący, mówiąc “poproszę kolejny slajd”. Co do kwestii technicznych, to rozwiązań jest kilka (omówię je na przykładzie MS Teams – inne narzędzia do videocalli, takie jak Zoom, mają podobne opcje):

– Przejmowanie kontroli nad udostępnianą prezentacją – w MS Teams można czasowo przejąć kontrolę nad udostępnionym ekranem. To naprawdę tylko dwa kliknięcia. Dzięki temu zmieniamy przygotowane przez nas slajdy w tempie dostosowanym do narracji, a po zakończeniu dziękujemy za uwagę i przekazujemy kontrolę nad ekranem następnej osobie.

– Umożliwienie wszystkim uczestnikom udostępniania ekranu – to proste rozwiązanie, jeśli nie chcemy (lub nie możemy) przekazać kontroli nad ekranem. Trzeba jednak liczyć się z tym, że przejścia między osobami będą mniej płynne.

– Udostępnianie przez PowerPoint Live – funkcja często pomijana, a bardzo użyteczna. Umożliwia wspólne omawianie prezentacji bez konieczności przejmowania ekranu. Gdy nie chcemy lub nie możemy udostępnić tej opcji, PowerPoint Live częściowo rozwiązuje problem.

Oczywiście – sytuacji wpływających na niski poziom zaangażowania w spotkaniach online jest więcej. Ale można (i warto) próbować sobie z nimi radzić. Sposoby opisane w tym tekście z pewnością pomogą.

A nadrzędnym pytaniem przy okazji każdego spotkania niech będzie:
„Jaką wartość przyniesie to spotkanie jego uczestnikom?”.
Jeśli potrafimy ją jasno określić, to znaczy, że spotkanie ma sens. Jeśli nie – warto się zastanowić, czy utrzymywanie go w zaplanowanej częstotliwości faktycznie jest uzasadnione.

Bo jak mawiają niektórzy: wiele spotkań mogłoby być mailem. 😊