Prowadzę ponad 100 dni szkoleniowych rocznie, z czego około 30% online. Są to zazwyczaj spotkania całodniowe, choć „cały dzień szkoleniowy” w online jest znacznie krótszy od tego odbywającego się na żywo. Dlaczego? Bo to dwie diametralnie różne formy przekazywania wiedzy i uczestnictwa w warsztatach. I choć materiał bywa bardzo podobny, to takie spotkania wyglądają naprawdę różnie. I właśnie o tym, jakie są główne różnice w tych dwóch formach spotkań – na żywo i online – będzie ten wpis.
Zacznijmy od najczęstszego błędu, jaki widzę u uczestników moich szkoleń: prezentacja przygotowana raz i wygłaszana w obu formatach bez korekty. Zmienia się wyłącznie miejsce, z którego prezenter mówi. Do czego to prowadzi? Bardzo często prezentujący narzekają na brak zainteresowania uczestników swoich prezentacji, twierdzą „że czują, jakby mówili do ściany”, nikt się nie odzywa i nie wiadomo, czy ktoś ich w ogóle słucha.
Aby temu zapobiec poniżej opisałem pięć różnic, które przy spotkaniach firmowych mają największe znaczenie, oraz to, co z każdą z nich zrobić.
Podczas spotkań na żywo odbiorca widzi prezentera na żywo, a więc dużo większą uwagę zwraca na tzw. warsztat prezentera, czyli wszystkie miękkie aspekty, które nie mają znaczenia merytorycznego, ale mają znaczenie pod kątem wrażenia, jakie wywiera dana osoba. Odpowiednie gesty, pauzy, modulacja głosu czy kontakt wzrokowy – to wszystko jest częścią przekazu. Możesz podejść do ekranu i pokazać ręką fragment wykresu, o którym mówisz. Slajd może pozostać oszczędny, bo dzięki temu odbiorcy wiedzą, że to prezentujący jest najważniejszy, a slajdy są jedynie jego wsparciem wizualnym.
A jak to wygląda w online? W „okienku” zostaje twarz i to, co widać na udostępnionym ekranie. Odbiorca nie widzi, w którą stronę patrzysz ani czego dotyczy Twój gest – czasami te gesty są niezauważalne, bo nie mieszczą się w kadrze. Wszystko, co ma zrozumieć, musi być w tym, co mówisz, albo na slajdzie.
Co z tym zrobić: tytuł slajdu powinien być jednoznaczny, np. w formie wniosku. Unikałbym równoważników zdań, bo one bardzo często zabijają narrację, zwłaszcza w prezentacjach online. Odbiorca, który na chwilę odpłynął, wraca wzrokiem do tytułu i po nim odtwarza, gdzie jesteś. Trzymaj zasadę jednego wykresu i jednego wniosku na slajd – w sali można poprowadzić odbiorców po gęstszym slajdzie ręką, na udostępnionym ekranie możesz
Wchodząc do sali, odbiorca zostawia biurko i większość swoich narzędzi pracy. Online siedzi przy tym samym komputerze, na którym ma otwartą skrzynkę, czat i projekt do skończenia „na wczoraj”. Twoje spotkanie jest zwykle kolejnym z rzędu i to wszystko powoduje, że uczestnicy zaczynają tracić uwagę. I nie ma w tym nic dziwnego – zjawisko to nazywamy „Zoom fatigue”, czyli zmęczeniewpływające na obniżenie możliwości poznawczych, wywołane uczestnictwem w zbyt dużej ilości videokonferencji.
Zoom fatigue nie jest publicystycznym hasłem. To zmęczenie wynikające z kilku godzin skupienia przed ekranem, bez zmiany otoczenia, ruchu i kontaktu z innymi uczestnikami, które w sali zdarzają się same z siebie.
Co z tym zrobić: przy tym samym materiale dla online planuj krótsze bloki narracyjne i częstszą interakcję. Przy czym – interakcja musi być czymś więcej niż otwartym pytanie w stylu „Co o tym myślicie?” bo to skończy się ciszą. W ramach interakcji online warto zadbać o tzw. platformę pod interakcję, czyli whiteboard, ankietę lub jakąś formę, w której uczestnicy mogli się najpierw wypowiedzieć wcześniej, tak aby móc później do tego nawiązać. Jeśli spotkanie ma w kalendarzu godzinę, przygotuj całość na ok 45-50 minut. Nadmiar czasu zawsze się przyda: w sali część pytań pada na korytarzu, online korytarza nie ma i wszystkie pytania zostaną zadane na samym spotkaniu, co może przeciągnąć czas jego trwania i w efekcie uczestnicy uciekną gdy Ty będziesz zbliżać się do wniosków czy rekomendacji biznesowych – a tego nie chcemy 😊
W sali widać zmarszczone brwi, wymianę spojrzeń między dwiema osobami z zarządu, kiwnięcie głową w dobrym momencie – słowem – widać niewerbalne sygnały ze strony grupy. Na tej podstawie jesteś w stanie dostosować swoją treść do danego momentu i zmienić dynamikę jeśli trzeba.
Online kamery bywają wyłączone, a reakcje docierają z opóźnieniem. Największym problemem jest jednak brak reakcji – który bardzo doprymuje wielu uczestników moich szkoleń. Sam w sobie nie oznacza ani zgody, ani zrozumienia, choć łatwo go tak potraktować. Pauza, która w sali podkreśla znaczenie danego wątku, w online częściej kończy się pytaniem, czy nadal Cię słychać i czy aby na pewno wszystko jest ok od stronnych technicznej.
Co z tym zrobić: zbieraj sygnał zwrotny aktywnie, zamiast czekać, aż sam się pojawi. Pytanie skierowane do konkretnej osoby po imieniu działa lepiej niż pytanie do wszystkich, po którym zapada dwadzieścia sekund ciszy. Przy większych grupach tę rolę pełni ankieta – odpowiedź od całej sali dostajesz w kilkanaście sekund. Znowu – najlepiej wcześniej przygotować opisaną wcześniej platformę pod interakcję w dowolnej formie.
W sali masz komplet odbiorców od początku do końca. Wyjście w trakcie jest widoczne dla wszystkich i raczej rzadkie. Możesz zbudować wystąpienie tak, żeby kontekst i analiza poprzedzały rekomendację.
W online opuszczenie części spotkania kosztuje jedno kliknięcie i nikt tego nie komentuje. Zdarza się też, że spotkanie zostaje skrócone, bo kolejne zaczyna się wcześniej. Jeśli rekomendacja pada na trzydziestej minucie, ryzykujesz, że usłyszy ją połowa uczestników.
Co z tym zrobić: w online podaj rekomendację w pierwszych minutach, a uzasadnienie rozwijaj po niej. Kontekst i szczegóły analizy przygotuj jako materiał do rozwinięcia na pytanie, a nie jako obowiązkowy wstęp.
Ta różnica jest chyba najczęściej pomijana. Po prezentacji na żywo zostaje z nimi to, co zapamiętali i zanotowali. Plik prezentowany online trafia na czat spotkania, do nagrania i do osób, których na spotkaniu nie było. Slajdy będą oglądane bez Twojego komentarza, czasami również przez kogoś wyżej w strukturze niż uczestnicy.
Co z tym zrobić: przed wysłaniem sprawdź deck pod kątem czytania bez autora. Jeśli slajd wymaga Twojego komentarza, żeby dało się go zrozumieć, dopisz wniosek w tytule albo przenieś szczegół do notatek prelegenta. Materiał uzupełniający wyślij w załączniku, zamiast dokładać slajdy do wersji prezentowanej.
Choć świat pełen jest świetnych narzędzi biznesowych do designu, tworzenia wizualizacji czy analizy, w środowisku firmowym zazwyczaj korzystamy z narzędzi z ekosystemu Microsoftu. Oznacza to zwykle PowerPointa i Teams jako główne narzędzia prezentacyjne, bo są zainstalowane, znane działowi IT i nie wymagają od odbiorcy dodatkowego kroku. Tu od razu chcę zaznaczyć – to nie są narzędzia złe, a jeśli właściwie ich używamy – mogą naprawdę sporo. Poniżej kilka kluczowych funkcji, od których warto zacząć wzbogacanie prezentacji online.
PowerPoint Live w Teams zamiast klasycznego udostępniania ekranu. Kokpit prezentera jest tu wygodniejszy niż klasyczny widok prezentera w PowerPoincie: masz bieżący slajd, kilka kolejnych do przodu, notatki oraz podgląd uczestników w jednym miejscu. Odbiorcy domyślnie mogą przewijać slajdy u siebie, co pomaga osobie, która dołączyła z opóźnieniem. Jeśli zależy Ci na utrzymaniu całej grupy na jednym slajdzie, tę opcję wyłączasz jednym przełącznikiem (na listwie górnej poszukaj przycisku „View / Podgląd”).
Adnotacje i wskaźnik laserowy częściowo zastępują to, czego online brakuje – możliwość pokazania konkretnego fragmentu wykresu zamiast opisywania słowami, gdzie odbiorca ma patrzeć.
Ankiety w Teams (Forms) pozwalają zaangażować uczestników bez włączania mikrofonu. Sprawdzają się w grupach, w których otwarta dyskusja i tak by się nie udała, a wynik możesz od razu skomentować na kolejnym slajdzie.
Czat to najbardziej niedoceniany kanał w spotkaniach firmowych. Osoby, które nie zabiorą głosu na forum, często piszą – pod warunkiem że wprost je do tego zaprosisz i faktycznie do czatu wracasz.
Pokoje (breakout rooms) działają na warsztacie, szkoleniu lub np. na spotkaniu projektowym. Pozwalają na prace grupową w środowisku zdalnym, co zwiększa interaktywność. Nie używałbym ich do spotkań o charakterze czysto prezentacyjnym.
Zestaw dostępnych funkcji różni się między licencjami i konfiguracjami tenantów, więc przed ważnym spotkaniem warto sprawdzić, co masz włączone u siebie i po stronie odbiorcy.
Żadne oprogramowanie nie zastąpi decyzji o tym, co wchodzi na slajd i w jakiej kolejności. Narzędzie jest środkiem transportu dla treści, którą wcześniej trzeba wyselekcjonować.
Sala wydaje się formatem prostszym, dopóki nie policzy się rzeczy, których nie da się naprawić w trakcie.
Kontrast. Ustawienia, które wyglądają dobrze na monitorze, potrafią być nieczytelne na projektorze sprzed ośmiu lat. Jasnoszary tekst na białym tle i cienkie linie siatki na wykresie znikają jako pierwsze, a razem z nimi cała praca włożona w wyróżnienie tego, co najważniejsze.
Czytelność z ostatniego rzędu. Slajd projektowany na 27-calowym monitorze bywa nieczytelny z tyłu sali. Zmniejsz podgląd do rozmiaru miniatury i sprawdź, co jeszcze da się odczytać.
Sprzęt i kopia zapasowa. Adapter, kabel HDMI, przejściówka do USB-C – każdy z tych elementów potrafi zawieść. Plik lokalnie, na pendrivie i w chmurze plus PDF jako wersja awaryjna to standard, nie przesada a raczej zadbanie o Twój komfort.
Powiadomienia. Po prostu je wyłącz. Chyba każdy kojarzy powiadomienie z wiadomością, która, mówiąc delikatnie, nie była adresowana do szerszego grona odbiorców… 😊
Powyżej pokazałem najważniejsze różnice między tymi prezentacjami oraz to, co możesz z nimi zrobić. A od czego zacząć? Zacznij od krótkiego testu.
Weź materiał, który masz przygotowany, i sprawdź, ile slajdów zrozumiałby ktoś, kto ogląda je bez Ciebie. Jeśli odpowiedź brzmi „niewiele”, masz prezentację do sali. Wygłoszona online rozsypie się w okolicach czwartej minuty.
Prezenterzy, którzy dobrze radzą sobie w obu formatach, nie mają jednej uniwersalnej wersji materiału. Mają dwie i wiedzą, czym się różnią. Mam nadzieję, że dzięki temu wpisowi, ten podział będzie dla Ciebie jaśniejszy.